Kesälomat alkavat olla takanapäin, joten nyt on hyvä aika kääriä hihat ja lähteä tehostamaan sekä parantamaan oman yrityksen toimintaa.

Otsikkona olen esittänyt kysymyksen, jota mielestäni kaikkien yritysten koosta riippumatta pitäisi pohtia ja aktiivisesti pyrkiä löytämään keinoja sen saavuttamiseksi.  Omasta työnkuvastani johtuen joudun myös itse miettimään kysymystä kuumeisesti ja olen huomannut, että isot perustavanlaatuiset asiat ovat kaikissa liiketoimintaa harjoittavissa yrityksissä melko samanlaisia yrityksen kokoon tai liiketoiminnan toimialaan katsomatta. Mielestäni keinot paremman tuloksen tekemiseen lähtevät aina yrityksen sisältä ja työkaluja siihen ovat tuottavuuden ja kannattavuuden mittaaminen sekä kehittäminen aktiivisesti. Alempana kerron perusteluni, että miksi nämä johtavat parempaan tulokseen ja miten asioihin voidaan vaikuttaa.

Sisäinen tuloksentekokyky siis muodostuu kahdesta tekijästä, jotka ovat tuottavuus ja kannattavuus. Tuottavuuden paraneminen antaa aina mahdollisuuden kannattavuuden paranemisen oikeilla toimenpiteillä. Esim. ajatusleikkinä oluen valmistuksessa yhden olutlitran aikaansaamiseksi keksitään mullistava keino käyttää 3 litran sijaan 2 litraa vettä, jonka seurauksena yritys myös jatkossa maksaa veden toimittajalleen vain 2 vesilitran osalta. Vastaava esimerkki palveluliiketoiminnassa voisi olla, että parturi leikkaa hiukset 30 minuutin sijaan 20 minuutissa, jolloin työaikaa kuluu vähemmän ja hyvällä työvuorosuunnittelulla saadaan säästettyä palkkakustannuksissa. Yhteistä kummassakin esimerkissä on se, että on pystytty kehittämään omia toimintatapoja paremmaksi, jonka johdosta tuottavuus on parantunut ja sen seurauksena myös kannattavuus.

Parantunut kannattavuus taas tarkoittaa, että rahaa on enemmän käytettävissä, joka voidaan edelleen kohdentaa tuottavuuden kehittämiseen. Tällöin jo kilpailukyky kilpailijoihin nähden paranee, koska voidaan alentaa hintoja markkinoilla tai erilaistaa (vaatii kehitystyötä mutta parantunut tuottavuus takaa, että siihen on rahaa/resursseja) tuote ainutlaatuiseksi kilpailijoihin nähden. Näin päästään kohti tilannetta, jossa voidaan itse määrätä tuotteelle suuremmat hinnat. Nämä asiat johtavat kysynnän kasvuun ja sitä kautta tuloksentekokyky paranee, mutta yritys myös kasvaa. Tämän jälkeen lähdetään taas alusta käyttämään kasvanutta tulosta tuottavuuden kehittämiseen. Nämä asiat muodostavat silmukan, joka pitäisi jokaisessa yrityksessä rullata jatkuvana automaationa. Paikoilleen pysähtyminen tarkoittaa yleensä liiketoiminnan näivettymistä. Tämä voi tapahtua hyvinkin hitaasti, jolloin yrityksen on vaikea tiedostaa asiaa, kun talouden tunnusluvut näyttävät vielä pitkään yrityksen tilan olevan vakaa.

Käytännön toteutus

Äsken käsiteltiin miksi tuottavuuden ja kannattavuuden jatkuva kehittäminen on tärkeää, mutta yhtä tärkeä kysymys on miten se saadaan toteutumaan käytännössä.

Tilitoimistoilla on eturivin paikka asiakkaan talouden lukuihin eli ns. ”kovaan dataan”. Pelkästään kova data ei kuitenkaan riitä edellä mainittujen asioiden mittaamiseen, joten tarvitsemme myös ”pehmeää dataa”. Pehmeällä datalla tarkoitan resursseja, kuten esim. tietoja käytetyistä materiaaleista per valmis tuote/palvelu, työtunteja, koneiden käyttöastetta tai tuotantotilojen käytössä olevia neliöitä. Tuottavuutta saadaan mitattua, kun selvitetään kuinka tehokkaasti edellä mainitut resurssit ovat käytössä.

Kannattavuuden mittaamisessa lähden itse liikkeelle siitä, että jokainen laskutettu ja liikevaihtoon sisältyvä euro sisältää tietyn määrän jo edelläkin mainittuja resursseja eli materiaaliostoja, työtunteja, koneiden ja toimitilojen käyttöä. Jokainen yrityksesi saama ja liikevaihtoon sisältyvä euro ei kuitenkaan ole yhtä kannattava. Tämän takia on tärkeää selvittää, mitkä eurot ovat kannattavia ja mitkä eivät ole. Se onnistuu parhaiten siten, että valitaan seurattavaksi asioita (voidaan puhua myös dimensioista), joilla on suuri merkitys yrityksen tuottojen muodostumisessa. Dimensioiden valintaan vaikuttaa oleellisesti, minkälaisesta liiketoiminnasta on kyse mutta esimerkkinä voisivat olla työntekijät, tuotteet/palvelut ja alueet. Sitten vain lasketaan mitä resursseja kukin seurattava dimensio vie eli mikä on kannattavaa ja mikä ei. Tietojen pohjalta voidaan päättää toteuttaa toimenpiteinä esim. henkilökunnan kouluttamisesta (myyntityön parantamiseksi), kannustinjärjestelmän muuttamisesta, heikosti kannattavan toimipisteen lopettamisesta, tuotehintojen korottamisesta tai alennuskampanjan järjestämisestä.

Koska tilitoimistot siis pääsevät käsiksi asiakkaidensa kovaan dataan, olemme siinä asemassa, että meillä on mahdollisuus ja etuoikeus auttaa. Jotta voisimme auttaa edellä kuvatun tuottavuus - kannattavuus silmukan toteuttamisessa, tarvitsemme kuitenkin mahdollisimman paljon pehmeää dataa. Pehmeää dataa saadaan jo usein jonkin verran kirjanpidon tositteista mutta myös paljon lisää tarvitaan. Tähän yhtenä vaihtoehtona on toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen, jolla pehmeää dataa on mahdollista kerätä ja mitata. Välitön mielikuva toiminnanohjausjärjestelmä-sanasta on iso kustannus, mutta nykyään kevyitä pilvipalvelun kautta toimivia järjestelmiä on mahdollista saada myös pienemmille yrityksille ilman raskaita alkuinvestointeja. Kaikista pienimmät yritykset esim. yrittäjät, joilla ei ole henkilökuntaa voivat puolestaan mitata resursseja perinteisesti Excel- ohjelmalla, kun volyymit eivät ole suuria.

Haasta siis tilitoimistosi ja pyydä tekemään suunnitelma, mitä asioita yrityksesi liiketoiminnassa tulisi seurata tuottavuuden ja kannattavuuden parantumiseksi. Autamme yritystäsi tunnistamaan ja mittaamaan nämä resurssit, sillä resurssien tuottavuudella on vaikutusta kannattavuuteen ja sitä kautta tuloksentekokykyyn.

Syysterveisin
Samu Haapala
Talous- ja kehitysjohtaja