Ei ole mitenkään harvinaista, että silloin tällöin joku kuitti katoaa. Kadonneista laskuista saa useimmiten pyydettyä jälkeenpäinkin kopion, mutta käteisellä tai luottokortilla maksetuista kuiteista harvemmin. Vaikka itselläni on käytössä kännykkäsovellus jolla kuvaan kaikki kuitit samantien sähköiseen arkistoon, siitä huolimatta onnistun aina välillä muutaman kuitin hävittämään.

Kirjanpitovelvollinen eli yrittäjä tai yrityksen vastuuhenkilö saa kuitenkin lain mukaan tällaisessa tapauksessa itse laatia selvityksen ostosta. Selvityksestä tulee käydä ilmi mitä on ostettu, keneltä, milloin ja mitä se on maksanut. Käytännössä riittää esimerkiksi sähköpostilla selvitys kirjanpitäjälle. Arvonlisäveron vähennysoikeutta ei ole, mutta kulu voidaan kirjata kirjanpitoon.

On kuitenkin huomioitava, että toistuvista puuttuvista kuiteista muodostuu riski. Verottaja voi katsoa teon tahalliseksi ja silloin kulu verotetaan yrittäjän yksityisenä kuluna. Tyypillisesti tällaisia kuluja ovat puuttuvat polttoaine- sekä edustus- ja neuvottelukulut.

Ei kannata siis ihan urakalla hukata kuitteja etenkään isoista ostoksista. Kadonneet kuitit nousevat esiin vasta mahdollisessa verotarkastuksessa, jossa verottaja saattaa käydä useamman vuoden kirjanpidon läpi.

 

Kirjanpitolaki 2 luku 5§